Im Einkauf stehen zwölf genehmigte Softwareprodukte. In den Browsern der Beschäftigten laufen gleichzeitig Übersetzer, Schreibassistenten, Meeting Bots, Bildgeneratoren und Erweiterungen mit KI Funktionen. Einige speichern Eingaben, andere trainieren Modelle weiter, wieder andere können im Namen des Nutzers Dateien lesen oder Aktionen ausführen. Eine Richtlinie ohne Inventar sieht nur einen Bruchteil dieser Landschaft
Shadow AI ist heute oft eine Funktion
Früher ließ sich ein neues Tool meist als eigener Dienst erkennen. Heute taucht KI als Schaltfläche in bereits lizenzierter Bürosoftware, als Browsererweiterung oder als Modell hinter einer bekannten API auf. Ein Register muss deshalb nicht nur Produktnamen erfassen. Es benötigt Funktion, Anbieter, Modell, Version, Integrationsweg und betroffene Daten
Besonders wichtig sind agentische Funktionen. Ein Chat, der Text vorschlägt, hat ein anderes Risikoprofil als ein Agent, der CRM Datensätze ändert, Emails versendet oder Code ausführt. Berechtigungen und mögliche Folgen gehören in denselben Eintrag wie der geschäftliche Zweck
Ein Datensatz, der Entscheidungen ermöglicht
- fachlicher Zweck und verantwortlicher Besitzer
- betroffene Nutzergruppen und Länder
- Anbieter, Produkt, Modellfamilie und relevante Version
- Eingabedaten, Ausgabedaten und mögliche personenbezogene Informationen
- Speicherort, Aufbewahrung und Nutzung für Anbietertraining
- Integrationen, Zugriffsrechte und ausführbare Aktionen
- menschliche Prüfung und Folgen einer falschen Ausgabe
- Vertragsstatus, Kosten, nächste Prüfung und Abschaltweg
Das Feld „DSGVO konform: ja“ ist zu grob. Die richtige Antwort hängt von Konfiguration, Vertrag, Daten und Zweck ab. Das Register speichert die geprüften Bedingungen, nicht ein dauerhaftes Gütesiegel
Der regulatorische Kalender ist bereits angelaufen
Pflichten zur KI Kompetenz nach dem EU AI Act gelten seit Februar 2025. Anforderungen an Anbieter von Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck greifen seit August 2025. Seit dem 2. August 2026 gelten je nach System weitere Transparenzanforderungen, unter anderem für bestimmte direkte Interaktionen mit KI und synthetische Inhalte. Die konkrete Rolle eines Unternehmens kann Anbieter, Betreiber, Importeur oder Händler sein und muss im Einzelfall geklärt werden
Ein Register ersetzt diese Bewertung nicht. Es liefert ihr die Tatsachen: Wo läuft KI, wofür, mit welchen Daten und unter wessen Verantwortung? Ohne diese Basis wird jede rechtliche Prüfung zur wiederholten Suchaktion
Risikoprüfung ohne Theater
Eine kleine interne Zusammenfassungshilfe braucht nicht dasselbe Verfahren wie ein System zur Bewertung von Bewerbern. Eine praktikable Einteilung betrachtet Wirkung, Daten, Autonomie, Reichweite und Korrigierbarkeit. Je schwerer ein Fehler erkannt und rückgängig gemacht werden kann, desto stärker sind Test und Freigabe
Aktuelle Risikorahmen für generative KI nennen unter anderem erfundene Inhalte, Informationsintegrität, Datenschutz, Cybersicherheit und problematische Mensch Maschine Konfiguration. Für den Betrieb wird daraus eine konkrete Frage: Wie merken wir, dass dieses Tool falsch liegt, und wer kann die Folge stoppen?
Modelle ändern sich unter einem bekannten Namen
Ein genehmigtes Produkt kann nach einem Anbieterupdate anders antworten, neue Datenquellen nutzen oder zusätzliche Aktionen erhalten. Das Register braucht deshalb Änderungsereignisse. Relevante Versionssprünge lösen eine erneute Stichprobe aus. Bei kritischen Prozessen sollte eine bekannte Version festgesetzt werden können
Auch Kostenmodelle ändern Verhalten. Ein Wechsel von pauschaler Lizenz zu nutzungsabhängigen Agenten kann unbemerkt hohe API Kosten erzeugen. Nutzungsgrenzen und Budgetalarme gehören zur Betriebsführung, nicht nur zur Buchhaltung
Prompt Injection ist kein Chatproblem
Ein Agent kann Anweisungen aus Dokumenten, Webseiten oder Emails aufnehmen, die ein Angreifer platziert hat. Je mehr Werkzeuge er besitzt, desto größer die mögliche Wirkung. Inhalte werden daher als nicht vertrauenswürdige Daten behandelt, Werkzeugrechte eng begrenzt und kritische Aktionen vor Ausführung bestätigt. Protokolle müssen zeigen, welche Quelle und welche Aktion beteiligt waren
Ein realistischer Einführungsweg
- Browsererweiterungen, Ausgaben, SSO Katalog und Teamumfrage zusammenführen
- zunächst Nutzung und Datenklasse erfassen, nicht sofort jedes Tool verbieten
- hohe Wirkung und sensible Daten zuerst prüfen
- genehmigte Alternativen und verständliche Regeln veröffentlichen
- Änderungen, Ablaufdaten und Abschaltung regelmäßig bearbeiten
Für Rollen und technische Zugänge ergänzt die Access Management Übersicht das Register. Ziel ist kein Museum aller je geöffneten Apps. Ziel ist eine lebende Karte der KI Nutzung, aus der Verantwortliche tatsächlich entscheiden können